So einfach ist die Abwicklung von Mitarbeiter Gutscheinen wirklich

Steuerfrei Schenken klingt in den Ohren vieler Führungskräfte und ihrer Teams vielversprechend. Doch scheint auch das administrative Damokles-Schwert über dieser Idee zu schwingen. Wer arbeitet sich hierfür in die steuerlichen Gesetzesgrundlagen ein? Wie und wo findet man die passenden abgabenfreien Zuwendungen? Wer kümmert sich um die gesamte Abwicklung, im besten Fall für mehrere Hundert oder über tausend Mitarbeitende? Was, wenn ein Fehler passiert und am Ende doch alles steuerpflichtig wird? Welche zusätzlichen Kosten fallen an? Und lohnt sich der Aufwand tatsächlich? 

Diese und andere Fragen gehen denjenigen durch den Kopf, die für die Belegschaft ihres Unternehmens steuerfreie Sachzuwendungen einführen möchten. Eine sehr zeiteffiziente und flexible Lösung sind Mitarbeiter Gutscheine. Die Abwicklung mit einem kompetenten Anbieter ist einfach und schnell, das Ergebnis flexibel und individuell anpassbar. 

Der Bestellvorgang ist einfach und schnell

Gehen wir einmal von folgendem Szenario aus: Die Führungskraft eines mittelgroßen Unternehmens hat sich nach reiflicher Überlegung entschieden, den Mitarbeitenden in Form von Gutscheinen eine wertschätzende Freude bereiten zu wollen. Die Assistenz wird mit der Umsetzung dieses Plans beauftragt- doch erntet die Führungskraft einen entgeisterten Gesichtsausdruck. Gutscheine für mehr als 500 Mitarbeitenden? Dafür haben sie nun wirklich keine Zeit! 

Die Kooperation mit einem Gutscheinanbieter erscheint unausweichlich. Und zurecht, denn hier findet sich alles, um das Vorhaben der Chefetage schnell, kostentransparent und unkompliziert umzusetzen.

Bei Pluxee beispielsweise gibt es die freie Wahl zwischen 2 Lösungen. Beide Bestellvorgänge sind einfach und mit wenig Aufwand verbunden.

1. Gutscheine als Visa Prepaid-Karte:
   Da es sich um wieder aufladbare Karten handelt, registrieren sich Arbeitgeber im Pluxee FirmenkundenP-ortal und erhalten Zugang zu einem persönlichen Dashboard, wo die Karten der Mitarbeitenden verwaltet werden. Neukunden profitieren von einer persönlichen Einschulung in die Verwaltung ihrer Bestellungen. Über den Excel-Datei-Import werden Daten schnell und sicher in das Dashboard hochgeladen, was besonders bei größeren Belegschaften eine große Zeitersparnis bedeutet. Mit wenigen Klicks sind die Geschenk Karte, die Restaurant Karte und die Lebensmittel Karte für alle Mitarbeitenden bestellt und aufgeladen. 
2. Gutscheine in Papierform:
   Um den Geschenk Gutschein bei Pluxee zu bestellen, füllt das Unternehmen ein Bestellformular aus oder führt einen unkomplizierten Bestellvorgang im Webshop durch. Neukunden, die Pluxee telefonisch oder per Mail kontaktieren, erhalten umfassende Beratung durch das kompetente Sales Team. Produktion und Versand sind bereits nach 7 Werktagen abgeschlossen.

Kompetente Ansprechpartner ermöglichen eine unkomplizierte Abwicklung

Verständlicherweise möchten Unternehmen so wenig Aufwand wie möglich mit den Mitarbeiter Gutscheinen haben, sich aber auch gut beraten und unterstützt wissen. Bei Pluxee macht dies der kundenfreundliche Rundum Service möglich:

• Kostenloses Erstberatungsgespräch
  In einem ersten Beratungsgespräch führen unsere Experten mit Ihnen gemeinsam eine Bedarfsanalyse durch. In Abhängigkeit von der Größe, den Bedürfnissen und Voraussetzungen des Unternehmens wird eine individuell passende Lösung entwickelt. Das Angebot passt zu den spezifischen Anforderungen und ist auch später flexibel anpassbar.
• Kompetente Beratung für Mitarbeiter Gutscheine
  Zu den Produkten und Lösungen ist eine umfassende Beratungsleistung garantiert. Pluxee ist allerdings keine Steuerberatungskanzlei und Kunden sollten stets mit ihren eigenen Steuerberaterinnen und -beratern sowie Rechtsanwältinnen und -anwälten Rücksprache halten.
• Steter Support für alle Enduser
  Nicht nur für die Ansprechperson im Unternehmen, sondern für alle Verwenderinnen und Verwender der Pluxee Produkte ist der Pluxee Service an Werktagen zu den allgemeinen Öffnungszeiten erreichbar. Hier erhalten alle Kundinnen und Kunden sowie Nutzerinnen und Nutzer der Gutscheine kompetente Hilfe und Unterstützung, wenn es doch einmal zu Unklarheiten kommen sollte.
• Intuitive Nutzeroberfläche im Dashboard
  Über das selbsterklärende Firmenkunden--Portal lassen sich alle Kartennutzerinnen und -nutzer anlegen, Bestellungen durchführen, Karten beladen und Ersatzkarten bestellen. Auch ein Erklärvideo und verständliche FAQ geben Hilfestellung. Zudem finden Kunden der Pluxee Karten Beladungsberichte und Rechnungen in ihrem persönlichen Dashboard. Besonders Unternehmen mit größeren Belegschaften und/oder mehreren Produkten behalten so leicht den Überblick.

Der 360° Service ist komfortabel und zeitsparend

Denken wir noch einmal an die Assistenz der Geschäftsführung, die sich um die Mitarbeiter Gutscheine kümmern soll. Mit wenig Aufwand und größtmöglicher Unterstützung wird sie den Auftrag in die Tat umsetzen und gleichzeitig für höchste Zufriedenheit in der Belegschaft sorgen:

1. Die Bestellung wird schnell und direkt vom Schreibtisch der verantwortlichen Person aus durchgeführt.
2. Die Gutscheine können mit Namen, Logos oder Botschaften personalisiert gestaltet werden und erhalten so den gewünschten Geschenk Charakter.
3. Bereits nach 7 Tagen sind die Gutscheine im Unternehmen eingetroffen. Sie können direkt an verschiedene Standorte und einzelne Abteilungen ausgeliefert werden, sodass sie von dort aus nur noch an die Mitarbeitenden verteilt werden müssen.
4. Wird statt der Gutscheine die papierlose Variante in Form von Visa Prepaid-Karten gewählt, lassen sich die Karten komfortabel über das Dashboard aufladen. Guthaben auf verloren gegangenen Karten wird einfach auf die Ersatzkarte übertragen.

Grund für diese unkomplizierte, schnelle Abwicklung der Mitarbeiter Gutscheine sind standardisierte Prozesse, die sich aufgrund jahrelanger Erfahrung etabliert haben. Das Kundenerlebnis sowie die Mitarbeiterzufriedenheit werden auf diese Weise optimal unterstützt.

Die Abwicklung ist sicher und transparent

Datenschutz und Datensicherheit werden bei Pluxee sehr ernst genommen. Als PCI-DSS-Compliance Partner können bestmögliche Sicherheitsstandards für die Abwicklung der Visa Prepaid Karten garantiert werden. Ob Kartenbestellungen mit Vertrag oder Oneshot Bestellungen für Papiergutscheine an Weihnachten oder zu einem Jubiläum – in allen Fällen wird höchste Kostentransparenz gewährleistet:

• Kosten für Papiergutscheine:
  Berechnet werden ein bestimmter Prozentsatz des Bestellwerts sowie eine Servicegebühr. Die Versandgebühren können gespart werden, wenn die Gutscheine direkt in den Räumlichkeiten der Pluxee Austria GmbH in Wien abgeholt werden.
• Zusätzliche Kosten für Karten:
  Da es sich um eine Kooperation mit einem Kreditkarteninstitut handelt, fallen zusätzliche Kosten für die Beladung der Karte sowie Serviceleistungen an. Über das Dashboard können Kundinnen und Kunden der Pluxee Geschenk Karte eine transparente Zusammenstellung aller Kosten jederzeit einsehen.

Fazit: Mitarbeiter Gutscheine lassen sich schnell, einfach und flexibel abwickeln

Der Gedanke des Schenkens als Wertschätzung den Mitarbeitenden gegenüber findet in Österreich hohen Anklang. In Kooperation mit einem Gutscheinanbieter kann sich das Unternehmen voll und ganz auf das Schenken konzentrieren und die organisatorische sowie administrative Arbeit einem anderen überlassen. Mit wenigen Klicks werden Sachzuwendungen in Gutscheinform bestellt und kommen als personalisierte Geschenke direkt bei den einzelnen Niederlassungen und Teams an. In kürzester Zeit erfahren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine wertschätzende und motivierende Geste, während die Verantwortlichen sich auf ihr Kerngeschäft verlassen können. Denn Pluxee ermöglicht eine schnelle, unkomplizierte und flexible Abwicklung von Mitarbeiter Gutscheinen.