Steuertipps & Steuervorteile von Benefits für Mitarbeiter – Steuerberater Dr. Madjera im Interview

Bei vielen Führungskräften in Österreich sind steuerfreie Benefits für Mitarbeitende sehr beliebt. Denn einerseits lässt sich damit Dankbarkeit und Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Andererseits profitieren Dienstnehmende und Dienstgebende von den Steuervorteilen. Zumindest, wenn die Sachzuwendungen, Essensgutscheine etc. richtig und sinnvoll eingesetzt werden. Aus diesem Grund haben wir mit Dr. Madjera, langjähriger Steuerberater bei Pluxee, rund um das Thema Steuertipps und Steuervorteile von Mitarbeiter Benefits gesprochen. Das gesamte Interview und die hilfreichen Antworten des Steuerprofis lesen Sie in diesem Beitrag.

Dr. Madjera, welche Gründe sind Ihrer Meinung nach am wichtigsten, warum Unternehmen steuerfreie Sachzuwendungen anbieten?

Benefits für Mitarbeitende sind eine wertschätzende Form der Umsorgung und kleine Annehmlichkeiten, wie etwa Apfelkörbe, bereitgestellter Kaffee oder auch Geschenke, verschönern den Arbeitsalltag der Belegschaft. Ein wesentlicher Grund für diese steuerfreien Sachzuwendungen ist in vielen Fällen, dass Unternehmen die Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit erhöhen möchten. Und dann spielt natürlich auch die Kostenersparnis eine Rolle. Bei der Überlegung, ob die Arbeitnehmenden eine Gehaltserhöhung oder Mitarbeiter Gutscheine erhalten sollen, ist der letztere meistens überzeugender. Denn beide Seiten profitieren am Ende des Jahres von Steuervorteilen, während eine Gehaltserhöhung voll versteuert werden müsste.

Es gibt ganz unterschiedliche Benefits für Mitarbeiter. Wie finden Unternehmen passende Zuwendungen?

Stimmt, steuerfreie Benefits reichen von Essensgutscheinen über Gesundheitsvorsorge bis hin zum Firmenauto. Nun, das hängt einerseits von der Belegschaft und den Wünschen der Mitarbeitenden ab. Im Vorhinein sollte außerdem geklärt werden, welcher finanzielle Rahmen zur Verfügung steht und in welchem Ausmaß die Mitarbeitenden bedacht werden sollen. Und schließlich ist es auch eine organisatorische Frage, denn jede HR-Abteilung, Assistenz der Geschäftsführung, oder wer sich letztlich um die Benefits kümmert, braucht für die Verwaltung, Verteilung, Rücksprachen etc. eine gewisse Anzahl an Zeit und Ressourcen.

Geschenke an Mitarbeiter sind nicht grundsätzlich abgabenfrei. Was müssen Unternehmen hier beachten?

Die steuerlichen Rahmenbedingungen geben drei Dinge vor:

1. Damit Geschenke steuerbegünstigt sind, müssen es reine Sachgeschenke sein. Das heißt, Bargeldbeträge oder in Bargeld umwandelbare Gegenstände und Gutscheine sind nicht abgabenfrei.
2. Die betraglichen Grenzen müssen eingehalten werden. Diese liegen für Geschenke grundsätzlich bei 186 Euro im Jahr. Außerdem gibt es eine Zusatzgrenze anlässlich eines Firmenjubiläums, wo zusätzliche 186 Euro im Jahr zur Verfügung stehen.
3. Und schließlich muss dokumentiert sein, welche Mitarbeitenden bedacht werden, da stets eine klar abgegrenzte Gruppe die Sachzuwendung erhält.

Warum und was genau muss bei Geschenken für Mitarbeiter dokumentiert werden?

Die Dokumentation soll 3 Dinge gewährleisten, die für eine steuerliche Begünstigung der Sachzuwendungen Voraussetzung sind:

1. die Überprüfung der Betragsgrenze
2. die Abgrenzung der begünstigten Gruppe
3. der Anlass für das Geschenk

Beispielsweise stellt ein Geburtstagsgeschenk i.d.R. keinen steuerfreien Benefit dar, da es sich um einen individuellen Anlass und eine einzeln beschenkte Person handelt. Geschenke zu Weihnachten hingegen sind anlassbezogen, werden einer klar definierten Gruppe (die gesamte Belegschaft, eine Abteilung) überreicht und können in Form eines Weihnachtsgutscheins nicht in Bargeld umgetauscht werden. Wird der Betrag von € 186,- pro Person und Jahr nicht überschritten, so sollte eine Steuerbefreiung gewährleistet sein.

Gibt es typische Fehler, die viele Unternehmen bei Geschenken an ihre Mitarbeiter machen? Wenn ja, wie lassen sich diese vermeiden?

Zum einen gibt es sogenannte „Impulshandlungen”, z.B. wenn die Dienstnehmerin oder der Dienstnehmer ein Kind bekommt und man ihnen eine Art Starthilfe schenken will. Das kann sehr leicht zu einer Überschreitung der Jahresgrenze führen. Ein anderes Beispiel wäre das Verschenken eines kleinen Sparbuchs. Da es sich dabei um Bargeld handelt, wird das Geschenk in dem Moment steuerpflichtig. Bei diesen steuerlichen Fehlern steht oft der emotionale Beweggrund im Vordergrund, sodass zu wenig auf die steuerlichen Regeln geachtet wird.

Zum anderen gibt es organisatorische Fehltritte, beispielsweise, wenn nicht mehr nachvollziehbar ist, wer welches Geschenk bekommen hat. Bei der Dokumentation greifen einem große und seriöse Partner wie Pluxee kompetent unter die Arme. Die Angebote sind bereits so zugeschnitten, dass Steuerfreibeträge eingehalten werden, und der Anbieter unterstützt die Kunden mit viel Know-How und Tipps aus Best Practice Erfahrungen.

Neben Geschenkgutscheinen sind auch Essensgutscheine ein beliebter Benefit. Welche Steuertipps haben Sie zum Essenszuschuss für Unternehmen?

Der Essenszuschuss ist ein Benefit, der relativ einfach auf den Weg zu bringen ist und in Summe auch zu einem recht beachtlichen Volumen führen kann. Geht man von 220 Arbeitstagen à € 8,00,- aus, kommt man auf über € 1.600,- Euro im Jahr, die steuerfrei für Dienstnehmende und Dienstgebende sind.

Die Einlösung der Restaurant Karte und der Lebensmittel Karte muss nicht mehr täglich erfolgen. Stattdessen kann das Guthaben auch gesammelt und abseits von Arbeitstagen konsumiert werden. Auf folgende Aspekte sollten Unternehmen achten:

• die Aufzeichnungen über die Arbeitstage der einzelnen Dienstnehmenden
• die Verteilung der Zuschüsse
• die Einlösung nur in Restaurants und Gaststätten, die entsprechend ein Menü vor Ort oder Lieferung an den Arbeitsplatz anbieten.

Hier ist es gut, wenn ein professioneller Anbieter die Rahmenbedingungen entsprechend mit dem Vertragspartner klärt und sicherstellt, dass die Regelungen eingehalten werden. 

Welchen Unternehmen würden Sie den Einsatz steuerfreier Benefits empfehlen?

Grundsätzlich lohnt es sich für jedes Unternehmen, Benefits für Mitarbeitende anzubieten. Der finanzielle Effekt ist dabei natürlich je nach Größe der Firma unterschiedlich hoch, aber auch die Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen werden davon profitieren. Es gibt grundsätzlich keine Unternehmensgröße oder Branche, die völlig ungeeignet dafür wäre. Wenn man sich ein bisschen Gedanken macht, ist für jeden etwas dabei.

Wo und bei wem finden Unternehmen Hilfe und Tipps zu Benefits für Mitarbeiter?

Die sicherste Informationsquelle sind natürlich die Lohnsteuerrichtlinien. Auf der Homepage der Finanzverwaltung sind diese für jeden einsehbar, wobei diese Texte leider etwas technisch geschrieben sind. Daher ist das Gespräch mit einer Steuerberaterin bzw. einem Steuerberater des Vertrauens sehr zu empfehlen, um gemeinsam eine passende Lösung für Mitarbeiter Benefits zu entwickeln. Darüber hinaus gibt es auch Fachzeitschriften und Fachinformationen, wie Lohnrecht- oder Human Resources Magazine, und natürlich das Internet.

Wir bedanken uns für Ihre Zeit und das angenehme Gespräch, Dr. Madjera.

Es war mir ein Vergnügen.

Über Dr. Madjera:

Dr. Madjera arbeitet seit 1993 als Steuerberater für Pluxee. Seither begleitet er das Unternehmen bei dessen Entwicklung in Österreich und bei Fragen rund ums Steuerrecht und Rechnungswesen. Seine Erfahrungen reichen von der Buchhaltung über Bilanzierung und Rechnungswesen bis hin zur Unternehmenssteuer und Lohnabgabenverrechnung.